Документооброт в XXI веке: чек-лист выбора систем управления документами

Вы читаете продолжение статьи “Как управлять документами компании в XXI веке”. В первой части мы разобрались с основными функциями Document Management Systems и узнали полюсы и минусы локальных и областных систем. Вооружившись этими данными, мы готовы приступить к выбору. 

Системы управления документами могут быть очень большими и невероятно о сложными. Если вы, даже пропита первую част этой статьи. все еще не знаете, с чего начать, просто пройдитесь по нашему чек-листу выбора.

Что искать в системе управления документами

При выборе системы управления документами необходимо учитывать несколько ключевых особенностей. Поэтому. прежде, чем сделать выбор подробно обсудите ваши потребности с системным интегратором или представителем производителя и обязательно получите технические характеристики и цены в письменном виде.

Мы рекомендуем убедиться, что любая рассматриваемая вами система управления документами включает следующее:

Структура организации файлов: система должна предлагать простую в использовании структуру файлов, которая Буда бы интуитивно понятна пользователям, например, в формате папок и директорий.

Поиск: вам нужен широкий выбор опций для быстрого поиска файлов. У пользователя должна быть возможность поиска не только по имени файла, но и по содержимому файла, тематике, ключевым словам, дате его последнего изменения, автору, типу файла, дате последних изменений и т.п.

Удобство использования: система должна быть простой в использовании для сотрудников. Если она будет слишком сложной, персонал откажется с ней работать или будет постоянно ошибаться, что нарушит повседневную деятельность и приведет к путанице.

Мобильный доступ: вам нужна система управления документами, которая всегда доступна со смартфонов и планшетов.

Интеграция: система должна легко интегрироваться с программами, которые вы уже используете, такими как почтовый клиент и программное обеспечение для взаимодействия с клиентами. Обязательно спросите поставщика об открытых API.

Сканирование: любое выбранное вами технические решение для электронного документооброта должно быть совместимо с широким спектром сканеров и иметь встроенную систему распознавания текста на всех используемых в компании языках.

Безопасность: система должна позволять администратору ограничивать доступ к определенным папкам и файлам. Правильная система дает возможность устанавливать права доступа для любого сотрудника.

Что делать дальше?

Мы рассмотрели основе аспекты выбора системы электронного документооборота. Уверены, что предложенный нами обзор и подробный чек-лист обязательно помогут вам не ошибиться с выбором системы управления документами, которая нужна именно вам

Читатели этой статьи также смотрели на сайте rfcmd.ru

Мессенджер нового поколения
Как повысить скорость локальной сети
Нужны ли каталоги в Интенете?
Умный автомобиль в 2020 году: Новости и фантазии
Что такое арбитраж и зачем он нужен
Правила выбора плазменных панелей
5 ключевых фишек виртуальных номеров