Как управлять документами компании в XXI веке

Многие еще отлично помнят дни, когда вдоль всех стен офиса высились картотеки и шкафы с папками. Но еще и сегодня во многих организациях бумажные документы занимают ценные квадратные метры и мешают эффективной организации работы. К счастью, в современном цифровом мире у нас есть программное обеспечение, специально разработанное для управления документами. Оно позволяет улучшить организацию работы и упростить доступ к любой информации в компании.

Выбираем систему документооброта

С чего начать выбор системы управления документами? Такой вопрос мы слышим чуть не каждый день. Эта статья поможет читателю понять основы работы систем электронного документооборота и станет своеобразной “дорожной картой” для точного ориентирования на современном рынке. В конце я дам проверенный чек-лист, использ который вы всегда сможете подобрать для себя лучшие решения в области программного обеспечения для управления документами.

Как выглядит система управления документами?

Системы управления документами - это, по сути своей, электронные картотеки, которые служат основой для организации всех используемых в компании цифровых и бумажных документов. Любая информация на бумажном носителе легко загружается в систему со сканера. Лучшие современные системы управления документами позволяют пользователям использовать метаданные и теги, которые ускоряют проще с поиска и улучшают организацию файлов.

Обязательно ищите такое ПО документооборота, которое имеет встроенный поисковик по самым разным параметрам. Именно он позволит вашим сотрудникам в считанные секунды находить нужные записи даже в самых обширных хранилищах информации. Если в вашей компании имеются конфиденциальные документы, поинтересуйтесь наличием специальных настроек авторизации. Так, чтобы доступ к ним могли получить только те, кто обладает определенным статусом.

Главные функции систем управления документами:

• Хранение документов различных типов, в том числе текстовых файлов, электронных писем, PDF-файлов и электронных таблиц
• Простой поиск по ключевым словам
• Условный доступ к определенным документам
• Инструменты контроля доступа и мониторинга прав пользователей
• Возможность отслеживания текущих изменений в документах и ​​“отката” к более старым их версиям
• Установка времени удаления устаревших документов
• Поддержка доступа, редактирования и обмена документами с различных устройств пользователя. 

Приступаем к выбору

Выбор правильной системы управления документами начинается с точной оценки потребностей компании. Одно из самых главных решений, которое вам нужно принять сразу же, - это хотите ли вы использовать решение локальное или облачное. Оба варианта, как правило, предлагают одинаковую функциональность, но у них есть несколько ключевых отличий в способах обслуживания и хранения данных.

Локальная система управления документами

Локальное решение требует наличия собственных серверов и хранилищ данных. Не забудьте также, что в этом случае вам придется обслуживать все это железо и своевременно обновлять софт, который выполняет обслуживает электронный документооборот компании. Вы также будете нести ответственность за безопасность всех ваших данных и организовывать резервное копирование. Из-за высоких технических требований этот вариант обычно имеет смысл использовать в крупных компаниях с выделенными ИТ-ресурсами, но именно он дает владельцу бизнеса прямой контроль над собственной системой.

Плюсы: Самым большим преимуществом автономной системы документооборота является то, что вы всегда контролируете свою систему и не зависите в этом ни от каких поставщиков или контрагентов. А еще вы никак не зависите от наличия доступа в интернет и его качества. Если ваше интернет-соединение обрывается, доступ ко всем вашим документам сохраняется.

Минусы: Огромный недостаток автономной системы заключается в больших первоначальных затратах, а также в дополнительных ежегодных расходах на обновление программного обеспечения. Кроме того, необходимо обеспечить надменную работу систем резервного копирования, поскольку файлы не будут автоматически сохраняться в облаке. Еще один возможный минус в том, что не все представленные сегодня на рынке автономные системы способны взаимодействовать с компьютерами и на Windows, и на Mac; подавляющее большинство совместимо только с одной из систем.

Облачная система управления документами

Облачное программное обеспечение размещено на серверах провайдера услуги и доступно через интернет. Как правило, за пользование облачными решениями взимается ежемесячная или годовая плата, которая включает в себя регулярное обслуживание и обновления программного обеспечения. В зависимости от выбранной системы и необходимых функций, цены на облачные системы могут варьироваться от нескольких долларов до более чем 100 долларов на одного пользователя в месяц.

Плюсы: Самым большим преимуществом облачных решений является отсутствие больших первоначальных затрат на оборудование и софт, а также то, что для установки программного обеспечения и обеспечения его правильной работы в компании не нужно иметь собственную ИТ-команду. Кроме тог, к такой системе можно подключиться из любого места, где есть онлайн-доступ, и вам не нужно создавать резервные копии ваших файлов, поскольку они автоматически сохраняются в облаке.

Минусы: работоспособность вашей системы целиком и полностью зависит от провайдера. Если у него возникнут проблемы с работой ЦОД, вы не сможете получить доступ к собственной информации, пока ситуация не будет разрешена. Кроме того, вы теряете доступ к файлам если обрывается подключение к интернету.

Что делать дальше?

Мы рассмотрели основе аспекты выбора системы электронного документооборота. По ссылке вы найдете подробный чек-лист, который поможет вам не ошибиться с выбором системы управления документами, которая нужна именно вам

Читатели этой статьи также смотрели на сайте rfcmd.ru

Мессенджер нового поколения
Как повысить скорость локальной сети
Нужны ли каталоги в Интенете?
Умный автомобиль в 2020 году: Новости и фантазии
Что такое арбитраж и зачем он нужен
Правила выбора плазменных панелей
5 ключевых фишек виртуальных номеров