Как выбрать систему электронного документооборота?

Система электронного документооборота сокращает объемы бумажной корреспонденции и позволяет бизнесу строить работу, используя файлы в электронном виде. Если вы еще знаете, как найти лучшую СЭД для вашей компании, то эта статья — то, что вам нужно. Узнайте больше о том, что еще полезного могут сделать безбумажные программы.

Для чего нужен электронный документооборот

Вот уже несколько лет бизнес стремится создать полностью безбумажный офис. По мере роста популярности облачных систем для обмена файлами эта мечта постепенно становится реальностью. Но во многих компаниях до сих пор активно используются папки-скоросшиватели, в которых складываются старые и новые документы на бумажных носителях. Кроме того, многие офис-менеджеры попросту не умеют хранить даже хорошо маркированные электронные документы и не знают, как организовать совместную работу над ними. 

Все эти проблемы легко решает специальный софт для управления документами (система электронного документооборота - СЭД). Этот пакет программ объединяет средства для сканирования, хранения, организации и поиска файлов с функционалом, обеспечивающим возможность совместной работы над ними, образуя комплексную систему, удовлетворяющую все возможные потребности компании по работе с документами. 

Основные инструменты СЭД

Как правило, приложения СЭД работают с автономным сканером, который переводит все бумажные документы в цифровой вид. Специальное программное обеспечение преобразует исходный материал в файл требуемого формата. Как минимум, система должна уметь создавать файлы .pdf и .tif, но более продвинутые модели способны конвертировать их в .doc и некоторые другие форматы.

В пакет программ системы также входят инструменты и шаблоны для корректной маркировки документов, которые содержат метки времени и маркировку для последующего поиска. Готовые файлы системам импортирует в центральный каталог. Многие решения позволяют сохранять несколько версий документа, позволяющих отследить историю их редактирования.

И, наконец, системе требуется довольно большой объем памяти, которая может находиться на локальном сервере или в облачном хранилище. 

Сколько стоит безбумажный офис

Затраты, которые несут компании на создание системы обработки документов в электронном виде, во многом зависят от особенностей внедрения СЭД и от того, как именно она будет организована — локально, с хранением данных на серверах пользователя, или в облачном варианте, с привлечением провайдеров облачных решений.

В облачной SaaS-модели все программное обеспечение и документы доступны пользователям через Интернет. Оператор облака хранит файлы клиентов на своих серверах. Так что, используя системы условного доступа, вы даже можете обмениваться файлами с другими компаниями. Провайдер услуг поддерживает в рабочем состоянии серверы и программное обеспечение, обновляет софт и аппаратуру, а также оказывает помощь заказчикам при возникновении тех или иных проблем. 

Локальная система

Если вы покупаете собственную систему электронного управления документами и размещаете ее в своих помещениях, вы являетесь ее единственным владельцем. С одной стороны, это хорошо, поскольку только у вас есть полный контроль над всеми аспектами работы оборудования и программ. С другой —не очень, ведь на ваши плечи ложатся и вопросы безопасности, обновления ПО, наращивания памяти и технического обслуживания. Скорее всего, для этих целей придется нанять еще одного IT-специалиста. Локальные СЭД обойдутся вам примерно в 6000 долларов за оборудование (сканеры и серверы) плюс 350 - 500 долларов в год за лицензии на софт. 

Облачная система в формате SaaS

Модель SaaS (программное обеспечение как услуга) потребует от вас ежемесячных платежей, но при этом провайдер сервиса сам позаботится об обновлениях, ремонте и хранении данных. Стоимость у разных компаний разная, как правило. варьируется от 10 до 50 долларов США в месяц. Кроме того, может потребоваться оплатить монтаж дополнительного оборудования в офисе, возможно, нужно будет купить дополнительные сканеры, но операторы облачных систем обычно предоставляют своим клиентам дисковое пространство в облачном хранилище, которое обслуживают они сами.

Тем не менее, прежде чем подписывать договор, убедитесь, что вы понимаете, за что платите. Включены ли в регулярные платежи ремонтные работы? Как насчет лицензирования? Меняются ли цены после первого года обслуживания? Что делать, если вам потребуется больше места для хранения документов? 

Функционал 

Подавляющее большинство современных систем управления цифровыми документами обладают некоторыми базовыми функциями:

Совместимость. Сможет ли СЭД без проблем взаимодействвоать с вашей операционной системой, будь то Mac или ПК, Linux или Windows. Это особенно важно для автономных локальных систем.

Интеграция. Интегрируется ли программа с Microsoft Outlook, вашей CRM, программным обеспечением для бухгалтерского учета и софтом для подписи документов? Есть ли возможность ее API-интеграции с внутренним программным обеспечением компании? 

Безопасность. Есть ли возможность защитить определенные документы паролем или ограничить к ним доступ? Будет ли вам известно, кто обращается к определенным файлам или меняет их содержимое? Есть ли у вас права для настройки правил удаления устаревших файлов?

Мобильный доступ. Его наличие особенно удобно, если в компании есть сотрудники, которые работают вне офиса.

Формы. Предоставляет ли система шаблоны, имеющие мета-тегии для облегчения поиска? Имеются ли в ней модули для создания собственных шаблонов, и если да, то насколько легко ими пользоваться? 

Установка. Может ли провайдер изменить программное обеспечение или оборудование под ваши потребности? Позволяет ли договор вам самостоятельно устанавливать программное обеспечение?
Еще пара важных замечаний

Обслуживание и техподдержка. Как буде организовано техническое обслуживание? Как быстро реагирует провайдер SaaS на запросы в случае сбоя? Как обеспечена надежность хранения - резервные копии, способы устранения неполадок и способы их предотвращения. Обязательно зайдите на сайт компании, оцените квалификацию техподдержки, прочтите разделы помощи, руководств пользователя и часто задаваемых вопросов. 

И еще пара советов 

Какое бы программное обеспечение вы ни покупали, одним из главных критериев выбора является простота его использования. Попросите поставщика, чтобы вам дали демо-версию или провели онлайн-уроки. Не забудьте поинтересоваться коэффициентами отказов оборудования и узнайте, совместимы ли программы с вашими операционными системами.

Времена, когда понятие «безбумажный офис» воспринимался как шутка, давно миновали. Цифровые технологии улучшились настолько, что сделали это решение вполне правдоподобной реальностью. Уже сегодня абсолютно ясно, что СЭД может избавить ваш офис от бумажных залежей и заставить его работать более эффективно, что, кстати, часто означает и более прибыльно. 

Читатели этой статьи также смотрели на сайте rfcmd.ru

Как заказывать разработку нового софта 
Шесть шагов к ТОП-1 поисковой выдаче Google
Вы это умеете! Как стать первым в поиске 
Секреты доходности рекламы на сайте
Как зарабатывать с AdSense
Майнинг биткоинов как бизнес под ключ 
Продвижение приложений: каналы и стратегии